Algemene voorwaarden

Artikel 1 | Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle mondelinge en schriftelijke offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten van of met en alle daarmee verband houdende handelingen, zowel van voorbereidende als uitvoerende aard.

Artikel 2 | Bedrijfsomschrijving

Flow-in richt zich op coaching en workshops binnen het werkveld van persoonlijke ontwikkeling en relaties. Reflectie, bewustwording, eigen verantwoordelijkheid, gelijkwaardigheid, denken én voelen, open staan voor leerervaringen en ruimte voor nieuw gedrag zijn daarbij typerend voor het traject.

Artikel 3 | Definities

Opdrachtnemer is in deze Flow-in, die deze algemene voorwaarden gebruikt bij het aanbieden van haar diensten.
Opdrachtgever is in deze de klant die gebruik maakt van de aangeboden diensten van Flow-in. Als overeenkomst wordt gezien alle schriftelijke en mondelinge afspraken die gemaakt worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer over de aan te bieden diensten.

Artikel 4 | Uitvoering van de overeenkomst

1. Opdrachtnemer zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren. Opdrachtnemer heeft jegens de uitvoering van de overeenkomst een inspanningsverplichting en kan derhalve niet worden aangesproken vanuit een resultaatsverplichting.
2. Door gebruik te maken van diensten van Flow-in, bevestiging van de overeenkomst en deze algemene voorwaarden, geeft opdrachtgever toestemming haar NAW gegevens en telefoonnummer te gebruiken voor vastlegging in het klantenbestand van opdrachtnemer voor administratiedoeleinden.
3. In alle gevallen waarin Opdrachtnemer dat nuttig of noodzakelijk acht, heeft zij het recht om – in overleg met Opdrachtgever – bepaalde werkzaamheden te laten uitvoeren door derden of zich te laten bijstaan door derden.

Artikel 5 | Prijzen en offertes

1. Alle offertes en prijsopgaven door opdrachtnemer gedaan, zijn vrijblijvend en vervallen na 30 dagen.
2. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door opdrachtgever voor akkoord getekende offerte of contract door opdrachtnemer is ontvangen en geaccepteerd en/of per mail is vastgelegd.

Artikel 6 | Intakegesprek 

Het intakegesprek verkent de mogelijkheden voor coaching tussen coach en cliënt. Besproken kunnen worden onder andere: verwachtingen ten aanzien van coaching, de persoonlijke verhouding, de tijdsinvestering en de overige inspanningen van de betrokken partijen.
Gedurende het intakegesprek worden de volgende persoonsgegevens opgenomen:
Naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, email, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat,  indien van toepassing: naam en geboortedatum partner namen en geboortedata kinderen en uit-of thuiswonend.

Artikel 7 | Betalingsvoorwaarden

1. Betaling dient te geschieden door overmaking van IBAN NL 65 RABO 031 41 54 434  t.n.v. H.C. Villerius. De betalingstermijn die gehanteerd wordt is 14 dagen na factuurdatum bij particuliere Opdrachtgevers en binnen 30 dagen na factuurdatum voor zakelijke Opdrachtgevers.
2. Indien Opdrachtnemer invorderingsmaatregelen treft tegen Opdrachtgever, die in verzuim is, komen de kosten verband houdend met die invordering ten laste van Opdrachtgever, welke kosten gesteld worden op ten minste 10% van de openstaande facturen. Onder deze kosten zijn begrepen de kosten van eventueel in te schakelen incassobureaus, deurwaarders en/of advocaten.
3. Bij eventuele bezwaren aangaande de factuur dient opdrachtgever dit binnen twee weken na het ontvangen van de factuur schriftelijk kenbaar te maken bij opdrachtnemer.

Artikel 8 | Duur en beëindiging

Wanneer Flow-in de overtuiging heeft om welke reden dan ook de cliënt niet verder te kunnen coachen, dan wordt dit tussen partijen besproken en wordt de coaching beëindigd. Andersom, als blijkt dat de cliënt onvoldoende gesteund wordt door middel van het coachingsproces, dan kan de cliënt ten alle tijde de coachingsrelatie verbreken. In principe wordt dit besluit in een afrondend gesprek toegelicht.

Artikel 9 | Annulering door opdrachtgever voor workshops met open inschrijving

Deelnemer van workshop verplicht zich een eventuele annulering of wijziging schriftelijk door te geven aan opdrachtnemer. Opdrachtgever is verplicht annuleringskosten te betalen aan opdrachtnemer, als volgt:

1. Bij annulering na inschrijving tot twee weken voor aanvang zijn de annuleringskosten 50% van de workshop.
2. Bij annulering na inschrijving binnen twee weken voor aanvang zijn de annuleringskosten 100%. Dit geldt ook voor tussentijdse beëindiging, bij aanvang, of bij het niet verschijnen bij de workshop. 

Artikel 10 | Prijswijzigingen

Prijswijzigingen zijn altijd mogelijk. 

Artikel 11| Annulering door opdrachtnemer

Opdrachtnemer behoudt zich het recht om coaching of workshops te annuleren, dan wel een cliënt te weigeren, zonder opgaaf van redenen. Opdrachtnemer verplicht zich de annulering c.q. weigering schriftelijk te bevestigen en betaalt in dat geval 100% van het tot dan toe door opdrachtgever betaalde bedrag terug, waarmee de overeenkomst is beëindigd zonder verder verplichtingen of aanspraken over en weer.

Artikel 12 | Het verzetten van coachingsafspraken

1. Indien opdrachtgever de gemaakte afspraak binnen 48 uur voor de desbetreffende afspraak annuleert zal opdrachtnemer de kosten in rekening brengen en is opdrachtgever verplicht deze te betalen. Afspraken die geannuleerd of verzet worden voor deze tijd zullen niet in rekening worden gebracht.
2. Bij niet verschijnen van de opdrachtgever op een gepland gesprek worden de kosten voor het gesprek in rekening gebracht en is opdrachtgever verplicht deze te betalen.
3. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor afspraken te verzetten of te annuleren indien zij niet naar behoren uitvoering kan geven aan de overeenkomst.

Artikel 13 | Geheimhouding

1. Alles wat in het contact tussen coach en cliënt besproken wordt, blijft vertrouwelijk. De coach treedt m.b.t. het besprokene niet naar buiten, behoudens gedurende intervisie waarbij de casus van de cliënt geanonimiseerd kan worden besproken. De cliënt heeft het recht zelf te beslissen wat naar buiten komt. Flow-in wijst er nadrukkelijk op dat de absolute vertrouwelijkheid van eventueel e-mail contact niet door haar kan worden gewaarborgd m.n. aangezien internetproviders i.v.m. criminaliteitsbestrijding wettelijk verplicht worden e-mail berichten te bewaren.
2. In het geval van dreigend gevaar voor zowel opdrachtgever als de samenleving behoudt opdrachtnemer zich het recht de geheimhouding te doorbreken en zal zij de daartoe bevoegde en bestemde instanties inlichten.
3. Indien op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak opdrachtnemer gehouden is vertrouwelijke informatie aan door de wet of de bevoegde rechter aangewezen derden mede te verstrekken en opdrachtnemer zich ter zake niet kan beroepen op een wettelijk dan wel door de bevoegde rechter erkend of toegestaan recht van verschoning, dan is opdrachtnemer niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling.

Artikel 14 | Aansprakelijkheid

1. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade die opdrachtgever lijdt ten gevolge van handelingen of beslissingen genomen naar aanleiding van of tijdens een training, coaching sessie of adviesopdracht. Opdrachtgever blijft ten alle tijden zelf verantwoordelijk voor gemaakte keuzes.
2. De aansprakelijkheid van opdrachtnemer is beperkt tot de factuurwaarde van de opdracht, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

Artikel 15 | Klachtenprocedure

1. Indien opdrachtgever klachten heeft over de verrichtte werkzaamheden dient zij/hij dit binnen 14 dagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk kenbaar te maken bij de opdrachtnemer.
2. Na kennisname en bespreking van de klacht met opdrachtgever zal opdrachtnemer zo goed mogelijk uitvoering geven aan de gekozen oplossingsrichting.
3. Op alle overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is Nederlands recht van toepassing.
4. Indien Opdrachtnemer en Opdrachtgever dan wel Coachee een geschil hebben voortvloeiend uit deze overeenkomst, zijn zij gehouden eerst te trachten dit geschil in overleg op te lossen.
5. Indien overleg en/of mediation niet tot een oplossing van het geschil leidt, is de bevoegde Rechtelijke instantie in het arrondissement waar Opdrachtnemer gevestigd is, bij uitsluiting bevoegd van het geschil kennis te nemen.

Artikel 16 | Intellectuele eigendom

1. Opdrachtnemer is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot gebruikte diensten en producten.
2. Opdrachtnemer is gerechtigd om de door de uitvoering van de werkzaamheden verkregen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht en mits niet te herleiden tot individuele opdrachtgevers.

Artikel 17 | Wijziging Algemene Voorwaarden

Flow-in behoudt zich het recht voor haar Algemene Voorwaarden te wijzigen. Voor nieuwe cliënten geldt de meest actuele versie van de Algemene Voorwaarden. Wijzigingen van de Algemene Voorwaarden worden effectief één maand na plaatsing van de herziene Algemene Voorwaarden op de website van Flow-in.

Artikel 18 | Pricavyverklaring

Wat zijn de ‘juridische gronden’ voor het gebruik van jouw gegevens?

Volgens de privacywetgeving moeten we zeggen welke ‘juridische gronden’ we hebben om je gegevens te gebruiken. We hebben gegevens van je nodig vanwege de afspraken tussen jou en Flow-in, zoals jouw afname van een dienst.

We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om je gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer we fraude vermoeden.

 Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Simpel: niemand buiten Flow-in heeft toegang tot jouw gegevens. We verkopen jouw gegevens nooit aan derden.

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

We slaan je gegevens op in OneDrive. We hanteren altijd strenge beveiligingsmaatregelen. Oost west, thuis best: daarom worden je gegevens bijna altijd opgeslagen binnen de Europese Unie. In het uitzonderlijke geval dat klantgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat jouw privacy op een passende manier beschermd blijft. Voor een aantal landen is dit officieel vastgesteld. Sommige Amerikaanse partijen hebben zich geregistreerd onder het Privacy Shield dat voldoende bescherming biedt.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren en gebruiken jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Daarna verwijderen we alle data die we van je hebben. Of gebruiken we jouw gegevens anoniem, omdat we bepaalde data nodig hebben voor interne analyses.

Klinkt lekker simpel, maar hoe werkt dat in de praktijk? We houden bepaalde termijnen aan, waarna we je gegevens verwijderen. Dit zijn ze:

  • Notities van gesprekken verwijderen we 6 maanden na het laatste gesprek.
  • Van de Belastingdienst moeten we onze administratie met jouw factuur-, betaalgegevens 7 jaar bewaren. Daarna gebruiken we alleen anonieme gegevens voor interne rapportages.

Wat zijn jouw rechten?

Uiteraard blijf jij de baas over jouw gegevens. Wil je gratis inzage krijgen in jouw persoonsgegevens en een kopie ontvangen? Of wil je je gegevens inzien, wijzigen of verwijderen? Geen probleem. Je kunt kenbaar maken door contact met ons op te nemen.

Heb je vragen of klachten?

Voor vragen of klachten over je gegevens en de bescherming van je privacy kan je contact opnemen met Flow-in.

Mailen: info@flow-in.nl
Schrijven: Sperwer 40, 3245DK  Sommelsdijk

Wanneer je niet tevreden bent over hoe Flow-in omgaat met jouw privacy kan je contact opnemen met de privacy-autoriteit.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Wij zijn Flow-in VOF

En als je van lange nummers houdt:
Dit is ons KvK-nummer: 70824487
Dit is ons BTW-identificatienummer: NL0053052159

Je kunt ons zo bereiken:

Bellen: 0640264128
Mailen: info@flow-in.nl
Schrijven: Sperwer 40, 3245DK  Sommelsdijk